Om zonnepanelen te kunnen plaatsen, moet je dak aan een aantal voorwaarden voldoen. Is er voldoende ruimte, heeft het dak een oriëntatie tussen het oosten en westen, richting het zuiden. En is er geen of een beperkte schaduwwerking en een stabiele dakconstructie om de zonnepanelen op te bevestigen?

Voor particuliere huizen worden voornamelijk twee zonnepaneelmaten gebruikt: 1,00x1,65 meter en 1,10x1,75 meter. Veelgebruikte systemen bestaan uit 8, 12 of 16 zonnepanelen. Een systeem van 16 zonnepanelen wordt vaak geplaatst als 2 rijen boven elkaar. Deze voorbeeldsystemen hebben dus een hoogte van 3,3 tot 3,5m en een breedte van 4, 6 of 8 meter. Doordat je wat ruimte aan de rand van je dak moet vrijhouden, is hiervoor tussen de 15 en 30 m2 aan vrije ruimte op je dak nodig.

Elk dak is uniek en vereist een op maat gemaakte oplossing om de beschikbare ruimte optimaal te benutten. Bij voorkeur worden de panelen in nette rechthoeken op één of meerdere dakdelen geplaatst. Plaatsing over meerdere dakdelen kost wel extra installatietijd en vereist een meer complexe bekabeling en omvormer. Let op een nette lay-out, want het oog wil ook wat: met een gemiddelde levensduur van 25 jaar moet je immers lang genoeg naar de zonnepanelen kijken.

Oriëntatie en dakhoek

Zuidelijke daken

©acilo

Zuidelijke daken met een dakhoek van 30-40 graden zijn optimaal voor zonnepanelen. Doordat deze daken rond het middaguur direct naar de zon ‘kijken’ maken ze optimaal gebruik van de zon op het warmste moment van de dag. Deze ideale daken hebben een zonnepotentie van 100%, en bieden dus het beste financiële rendement voor zonnepanelen. Als een zuidelijk dak platter of steiler is dan 30-40 graden is de zonnepotentie vaak nog steeds meer dan 95%.

Zuidoost- of zuidwestelijke daken

©OLCAY ARDA

Zuidoost- of zuidwestgerichte daken zijn prima geschikt voor zonnepanelen. Het felste zonlicht van het middaguur wordt iets minder benut, maar ze genereren juist meer elektriciteit in de ochtend (zuidoostelijke daken) of in de middag (zuidwestelijke daken). Onder een goede hoek hebben deze daken een zonnepotentie van meer dan 95%, terwijl een platter of steiler dak nog steeds boven de 90% komt.

Oost- of westelijke daken

©FOKKE BAARSSEN

Oostelijke of westelijke daken hebben een zonnepotentie van 80-90%. Hier is de regel: hoe platter het dak, hoe beter de zonnepotentie. Dat komt omdat bij plattere daken de felle zon van het middaguur beter op de zonnepanelen valt. Oostelijke daken genereren de meeste elektriciteit in de ochtend, terwijl westelijke daken juist meer energie in de middag opwekken. Oost-west daken kunnen prima gecombineerd worden voor een gelijkmatige elektriciteitsproductie.

Noordelijke daken

©Getty Images/iStockphoto

Noordelijke daken zijn minder geschikt voor zonnepanelen. Ze hebben een zonnepotentie van minder dan 75%. Dit geldt ook voor daken richting het noordoosten of noordwesten. Deze daken zijn minder geschikt, omdat er minder zonlicht op valt, en het rendement op je panelen dus een stuk lager is. Tenzij je bewust kiest voor een lager rendement of een heel licht hellend dak richting het noorden hebt, raden we consumenten af om zonnepanelen op een dak richting het noorden te plaatsen.

Platte daken

Platte daken hebben nog steeds een zonnepotentie van 90%, wat veel mensen verbaast. Het zonlicht rond het middaguur wordt iets minder benut dan bij een dak op het zuiden. Maar tijdens de ochtend en in de middag vangt een plat zonnepaneel juist meer zon. Om de panelen door de regen schoon te laten spoelen, is een installatie op een plat dak nooit helemaal plat, maar altijd onder een bepaalde hoek op het zuiden (of oost-west). Een kleine hoek (15-20 graden) heeft als voordeel dat je de panelen dichter bij elkaar kunt plaatsen waardoor er minder schaduw tussen de rijen valt.

De optimale hoek van 30-40 graden wordt minder vaak gebruikt op platte daken, omdat de montageconstructie dan groter en dus duurder is. Tevens zie je de zonnepanelen vanaf de grond eerder boven het dak uitsteken bij een grote hoek. Let bij platte daken goed op obstakels met mogelijke schaduwwerking zoals schoorstenen, muurtjes aan de zijkant of naburige gebouwen.

Ook is het mogelijk om zonnepanelen op een plat dak niet in rijtjes op het zuiden te richten, maar ze bewust oost / west te plaatsen. Op die manier kan het dak 40% efficiënter benut worden omdat er geen ruimte tussen de panelen aangehouden hoeft te worden wegens schaduwval. Je geeft met een oost/west opstelling op een plat dak wel 15% output weg doordat de zonnepanelen per stuk 15% minder presteren dan in een zuidelijke opstelling.

Schaduw en obstakels

Schaduw op een zonnepaneel verlaagt de elektriciteitsopbrengst aanzienlijk. Dat komt omdat in een systeem van meerdere zonnepanelen de zwakste schakel telt. Als er bijvoorbeeld een systeem van 12 panelen op je dak ligt en 1 zonnepaneel krijgt schaduw door een schoorsteen, dan vallen de overige 11 panelen terug naar de veel lagere opbrengst van dit enkele zonnepaneel in de schaduw, tenzij je gebruikt maakt van Power-optimizers of Micro-omvormers. Bij een gewone string-omvormer kan de schaduw dus al snel voor een vermindering van 25-50% in de opbrengst zorgen, waardoor je investering niet het verwachte resultaat heeft.  

Waar moet je rekening mee houden?

Belangrijke obstakels, zoals pijpjes, schoorstenen, dakkapellen, andere dakdelen, bomen en het huis van je buren. Let ook op bomen die de komende 25 jaar een stuk groter kunnen worden dan ze nu zijn.

Let niet alleen op de schaduw op één moment, maar bedenk dat de zon in de ochtend in het oosten opkomt, in het middaguur op het zuiden staat en ’s avonds in het westen ondergaat. Hierdoor verandert de schaduw gedurende de dag. Schaduw voor 9 uur ’s ochtends of na 5 uur ‘s middags is niet zo schadelijk voor je opbrengst, omdat de intensiteit van de zon een stuk lager is rond deze tijdstippen. Ook schaduw in de winter door een laagstaande zon is te verwaarlozen, omdat de elektriciteitsopbrengst in de winter slechts 10% van het jaartotaal is.

Power-optimizers of micro-omvormers om zonnepanelen individueel te schakelen

Als schaduw niet ontweken kan worden, kan de impact verminderd worden door het gebruik van power-optimizers of micro-omvormers onder ieder zonnepaneel. Hiermee wordt een systeem van zonnepanelen parallel geschakeld, waardoor het probleem van de zwakste schakel wordt opgelost. Ieder zonnepaneel produceert met een power-optimizer of micro-omvormer zijn eigen optimale opbrengst, dus als van de 12 panelen er één in de schaduw ligt, dan valt alleen dat enkele paneel terug door de schaduw. Bijkomend voordeel is dat het systeem per paneel uitgelezen kan worden, waardoor eventuele problemen direct toe te wijzen zijn aan één specifiek paneel en het veel inzichtelijker is hoe het systeem functioneert.

Het verschil tussen power-optimizers en micro-omvormers is dat power-optimizers altijd nog een centrale omvormer nodig hebben die vaak binnen wordt gemonteerd. Power-optimizers maken het systeem ‘slim’, maar micro-omvormers maken het systeem ‘slim’ en zetten direct achter het paneel de gelijkstroom van de zonnepanelen om naar wisselspanning. Daardoor wordt er bij micro-omvormers een kabel rechtstreeks van de zonnepanelen naar de meterkast getrokken, dus een heel simpele installatie. Met name bij platte daken met slaapkamers boven scheelt dit een omvormer-kast binnen.

Het nadeel van power-optimizers en micro-omvormers is dat de initiële investering hoger is (ongeveer € 50 tot € 75 per paneel extra). Maar micro-omvormers hebben een levensduur van 25 jaar, terwijl een normale seriële omvormer 10-15 jaar meegaat en dan vervangen moet worden. De totale kosten over de levensduur van de zonnepanelen zijn dus gelijk, met als voordeel een forse vermindering van de schaduw en dus een beter financieel rendement op zonnepanelen.

Materiaal op je dak

Normale dakpannen, platte daken en golfplaten zijn meestal geschikt voor zonnepanelen, mits in goede staat. Overige daken brengen extra kosten met zich mee of zijn niet geschikt voor de installatie van zonnepanelen. Vergunningen zijn niet nodig voor zonnepanelen, behalve als je ze grond-gebaseerd of verticaal tegen de muur wilt plaatsen. Ook mag je huis geen onderdeel zijn van een beschermd stadsgezicht of de status van een monumentaal pand hebben.

Dakpannen

©Roland T. Frank

Dakpannen zijn eigenlijk altijd geschikt voor de installatie van zonnepanelen. Het montagesysteem voor zonnepanelen wordt middels aluminium verbindingen aan de onderliggende dakconstructie bevestigd. Dakpannen worden simpelweg opgetild en de aluminium bevestigingshaak gaat er onderdoor. De installateur zal dus nooit boren in dakpannen en het dak blijft waterdicht. De enige uitzondering vormen heel oude pannen (bijvoorbeeld van klei) die erg fragiel en breekbaar zijn: deze zijn mogelijk niet geschikt voor de installatie van zonnepanelen. Het kan bij een ouder dak aan te bevelen zijn om de dakpannen onder de zonnepanelen te vervangen door dakpanplaten van kunststof of metaal, platen in de vorm van meerdere dakpannen. Visueel blijft het dak hetzelfde, maar de vrijgekomen pannen kunnen worden gebruikt om slechte pannen op de rest van het dak te vervangen. Ook kun je een indak-systeem gebruiken, maar dit is tot de helft duurder.

Platte daken

©MICHAEL VERHOVSKI

Platte daken zijn over het algemeen geschikt voor zonnepanelen, mits de onderliggende constructie stevig genoeg is. Betonnen constructies zijn altijd geschikt. Je moet in ieder geval op het platte dak kunnen lopen, omdat ieder zonnepaneel toch 20 kilo weegt met nog 20 kilo ballast. Bedekking van platte daken met normaal bitumen en grind is prima, al is installatie op schuine daken met bitumen moeilijk en duurder wegens een gebrek aan bevestigingsmogelijkheden voor het montagesysteem. Het kan zijn dat de maximale belastbaarheid van het dak de maximale systeemgrootte voor zonnepanelen kan beperken. Ook kan de hoeveelheid ballast behoorlijk variëren op basis van de windbelasting op het dak. Denk hierbij aan de hoogte van het gebouw of locatie zoals kust of aan de rand van een woonwijk.

Golfplaten , stalen / zinken daken

Golfplaten daken (bijvoorbeeld op boerderijen of schuren) zijn geschikt voor zonnepanelen en de installatie is eenvoudig en zonder meerkosten. Stalen of zinken daken zijn meestal ook geschikt voor zonnepanelen.

Locatie in Nederland

Alle locaties in Nederland zijn geschikt voor zonnepanelen, de verwachte opbrengsten tussen de beste en slechtste locatie verschillen weinig. In Nederland is de zoninstraling behoorlijk gelijk, en het is overal in het land de moeite waard om zonnepanelen te installeren. Het maximale verschil tussen de meeste zoninstraling (op de Waddeneilanden) en de minste zoninstraling (in Limburg) is beperkt tot ongeveer 10% van de jaarlijkse opbrengst.

De online tool van Kieskeurig.nl houdt rekening met de zoninstraling op jouw precieze locatie, gebaseerd op het gemiddelde van de afgelopen 25 jaar. Hierdoor krijg je een zo precies mogelijke schatting van de verwachte opbrengst van zonnepanelen op je eigen dak. Start ook met duurzame energie en besparen!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).